Snart är det semestertider och dags att svida om till stranden. Genom att ha det mesta klart från start är det lätt att sköta sociala medier på distans – oavsett om folk är lediga eller bara distanserar sig hemma.
Vill du lyckas med att hålla en stringent och konsekvent ton i sociala medier trots att folk är på semester eller jobbar hemifrån är en sak ett måste: Ett nedskrivet dokument, max en A4, som innehåller riktmärken för de olika kanalerna. Använd gärna detta inlägg som en mall eller inspiration för att skapa detta dokument. Alla inblandade i arbetet med sociala medier ska givetvis vara med och ge input så att det finns en samsyn kring målgrupper, tonalitet och gärna att ni även specificerar typer av innehåll.
Arbeta utifrån er strategi – och skjut inte ner galna idéer
Men det räcker inte bara med ett papper. Ni måste jobba efter det som står där också. En bra förutsättning för detta är att se till att ni diskuterar strategin när frågor uppstår. Skapa en plats där alla inblandade kan ha öppenhjärtliga diskussioner om innehåll, tonalitet och annat som kan ha med sociala medier att göra. På min tidigare arbetsplats Rättviseförmedlingen hade vi en hemlig Facebookgrupp för oss på kansliet, där vi kunde ställa frågor till varandra, posta inspirationsinlägg eller inlägg som vi borde dela. Oavsett om ni har en Facebookgrupp, ett intranät eller en Slacktråd är det viktigt att skapa ett tryggt forum. Se till att det är högt i tak och skjut inte ner några idéer – konstruktiv feedback är alltid bäst. Beröm det som blev riktigt bra så gör folk det fler gånger.
Skapa kontinuitet och tydliga riktlinjer
Se också till att hålla ett återkommande möte där ni utvärderar den tidigare perioden och blickar framåt mot nästa. Min rekommendation är att mötas minst en gång i månaden. Såhär i semestertider kanske ni hoppar över ett möte – men glöm inte att blicka framåt mot sommaren i förväg, och att utvärdera när alla är på plats efter semestrarna.
För att säkerställa att alla inlägg har samma tonalitet och känsla är det bra att tidsinställa inlägg som ska publiceras när ingen eller få personer jobbar. Jag använder Later.com för att tidsinställa inlägg till Facebook, Instagrams vanliga flöde och stories/händelser, och skulle inte klara mig utan verktyget. Dessutom får jag analytics på köpet.
Och som alltid: Ha klart från början vem som gör vad. Vems ansvar är det att posta och/eller tidsinställa inlägg, vem har ansvar för att moderera kommentarer och när, och vem ska larmas om det blir kritikstorm eller svårt att hinna moderera.
Ge folk betalt för sin arbetstid!
Jag avslutar med en brasklapp: Se till att dina medarbetare får lön/ersättning om de jobbar under semestern eller när de egentligen ska vara lediga (det vill säga kvällar och helger). Jag är medlem i flera Facebookgrupper som riktar sig till folk som jobbar med sociala medier och det är rent ut sagt BEKLÄMMANDE hur många som förväntas arbeta på sin fritid. Helt utan ersättning. Betala övertid eller ge dem kompledigt men se för tusan till att deras arbete premieras!
